유용한 업무용 이메일 도구 SalesForce Inbox

이메일은 가장 널리 쓰이면서 오래된 프로토콜 중 하나이며 오랫동안 발전하지 않은 기능이다. 그래서 이 답답한 이메일을 도와주는 플러그인 들이 있다.

회사에서 SalesForce (일명 SFDC: SalesForceDotCom)을 쓰면서 Gmail 플러그인인 SalesForce Inbox를 사용하는데, 이 플러그인은 깔끔하고 꼭 필요한 기능만 있어서 너무 유용하다. 이에 기능들을 정리해본다.

SalesForce를 쓰지 않는데 아래 기능이 필요하다면 비슷한 일을 하는 서비스를 부메랑(Boomerang) 이 한 달에 $5에 서비스를 제공한다.

1. Send it later

금요일 저녁 보다는 월요일 오전에 이메일을 보내자. 어떤 제안을 하거나 상대방이 이메일을 읽고 어떤 행동을 취하기를 기대한다면 금요일 저녁에 메일을 보내는 것은 좋은 생각이 아니다. 아마 읽고 주말동안 잊어버릴 것이다. 또는 내용에 따라서 받는 사람이 점심먹고 바로 받아보기를 원하는 이메일 일 수도 있다.

2. Read receipts

우리나라에서도 많이 쓰이는 기능이다. 상대방이 이메일을 읽었는지, 언제 읽었는지 또 그 이메일 안에 있는 링크를 클릭했는지 까지 확인 해준다.

3. 빠른 입력을 위한 단축입력과 템플릿 기능

같은 표현을 자주 쓰거나 아예 같은 답변을 템플릿 기반으로 메일을 보내는 경우가 많다. 특히 세일즈 업무를 하거나 고객과 주고받는 이메일은 그런 경우가 많다.  아래 그림 처럼 단축입력 기능을 사용하거나

아예 템플릿을 만들어서 활용할 수 있다.

4. 미팅 가능한 시간을 쉽게 선택해서 보내기 (Availability)

내가 언제언제 만나거나 통화 할 수 있는지 약속을 잡는 것은 언제나 어려운 일이다. 구글 캘린더와 연동하여 내가 가능한 시간을 선택해서 이메일에 쉽게 넣을 수 있다.

5. 답장이 없으면 task 생성하기

여기부터는 SalesForce 의 CRM 기능이 섞여있다. 이메일에 답장이 없으면 follow up(재 확인) 이메일을 보내야 하지만 이걸 하나하나 챙기는 것은 여간 귀찮은 일이 아니다. 이 플러그인은 이메일을 보내고 몇 일동안 답이 없으면 자동으로 SalesForce 작업을 하나 생성해준다.

6. 이메일을 CRM에 저장하기

고객과 나눈 대화내용은 회사의 자산이다. 내가 어떤 일로인해 회사를 떠나게 되더라도 회사는 그 고객과 어떤 대화가 오갔는지 알아야 계속 관계를 유지하고 비즈니스를 이어갈 수 있다.

오간 이메일에 대해서 gmail 상단에 구름 버튼에 마우스를 가져다 대면 “Log Email”이라고 버튼이 보이게 된다.

이 버튼을 누르면 아래와 같이 SalesForce CRM에 이메일 을 저장할 수 있는 화면이 뜬다. 여기서 어떤 계정에 이메일을 저장할지 선택하고 “Log” 버튼을 누르면 CRM에 저장된다.
이 화면은 SalesForce Inbox 플러그인이 설치되어있으면 이메일을 보내면 자동으로 뜨니까 그때 이메일 내용을 CRM에 저장할 수도 있다.

이렇게 고객과 오간 모든 이메일이 CRM에 저장되어있으면 새로운 세일즈가 오더라도 기존에 고객과 나눈 대화들을 읽고 상황에 맞게 대처할 수 있다.

정리

이런 도구 외에도 글로벌 회사들은 세일즈, 인사, 마케팅, 운영 등 업무를 효율적으로 운영하기 위해서 다양한 B2B 솔루션을 사용하고 있다. 이런 유료 도구를 적절히 사용하는 것이 실제로 직원들의 시간을 절약해주고 더 효율적인 비즈니스가 이루어질 수 있도록 도와준다는 믿음이 있기 때문일 것이다. 그게 비해 한국에는 이런 솔루션의 사용이 아직 널리 퍼져있지 못하고 이제 점점 늘어다는 단계가 아닌가 한다. 한국에서도 B2B 솔루션 시장이 커지고 널리 사용되는 문화가 퍼지기를 기대한다.

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